エクセルやワードなどを使い、文書又は図形や表を仕事で作成し印刷する場合、間違えて印刷したりミスを見つけて修正などを繰り返した経験はありませんか？筆者も一体何枚、紙を無駄にしてしまったのか・・・と過去を振り返ると相当無駄にしてきています。そのようなミスを防ぐ為に、印刷前にプレビューを確認すると思いますが、もう少し詳しく確認したい場合に便利なソフト”DocuWorks”について紹介します。

印刷プレビューでは確認が不十分

印刷プレビューにて、印刷物を確認すると思いますが、非常に確認しにくいと思います。まず、拡大・縮小機能が貧弱であったり、印刷順番を変更したい時など使いにくさを感じると思います。”DocuWorks”では、そんな悩みを解決することが出来ます。

• 使い方
  ・普段の使っているプリンターの設定を”DocuWorks”に変更する。
  ※プリンターの選択を変えるだけなので、印刷プロパティーから変更可能
  ・”DocuWorks”を選択後、印刷ボタンを押すあ

使い方は、これだけです。印刷をすると、”DocuWorks”のプログラムが自動的に立ち上がり下記画面が表示されます。上記画面に印刷結果が表示されます。この画面上で重ねたい資料やバラしたいページなど柔軟な使い方ができます。

筆者の使い方としては、デバイスとプリンターの設定にて、通常使うプリンターを”DocuWorks”に設定しており、必ず”DocuWorks”経由での印刷を行うことで、余白ページなどを無駄に印刷しないようにしています。

”DocuWorks”の便利な機能について

”DocuWorks”には、OCR機能が搭載しています。この機能を使用することにより、大量の資料から文字列パターンを検索し目当てのページを自動的に探すことができます。

OCRとは、「optical character reader」の略。 手書きもしくは印刷された文字・数字・記号などを光学的に読み取り、事前に記憶されたパターンと照合すること。

 

”DocuWorks”は、簡単にデータの整理が出来ます。フォルダー管理などPDF等と比べると柔軟な管理が可能となっています。

上記の用にフォルダー整理が簡単に行えます。また、簡易なNASタイプのHDDなどがある場合複数人とデータの共有フォルダー等も作成可能なため、プロジェクトの進捗状況などを共有することも可能になります。

まとめ

いかがでしたか？”DocuWorks”は、一度使用すると癖になる使いやすさがあります。またPDF等の管理ソフトと比べても値段が比較的安いため導入しやすいのもメリットの一つと言えます。