何かと便利なGmailですが、ついに受信時の添付ファイルが２５MBから、５０MBの添付容量まで受信できるようになりました。

メールで数MBのファイルを送信したいとき、メールに直接データを添付するのが最も簡単な方法ですが、送受信できるデータ容量には制限があります。Gmailでは、これまで最大25MBだった受信可能な添付ファイルが、最大50MBまで拡大されました。ファイルを送る相手がGmailアドレスの場合、50MBまでのファイルを添付してOKということになります。

ただし、50MBに容量がアップしたのはあくまで「受信」側のみ。Gmailで「送信」できる添付ファイルの最大容量は25MBのままなので注意が必要です。

色々と便利になっていくGmailですが、難点として上記の通り、「送信」に添付可能な最大容量は２５MBまでです。この問題点を解決するには、Google Driveなどのクラウドストレージ等を使用する必要があります。

クラウドストレージとは何か？

クラウドストレージは、インターネット経由でデータを保存、アクセス、および共有することができます。通信回線が繋がっていれば、スマホやパソコンから同じデータにアクセスできます。また、データを外部に記録するので、スマホなどのストレージ容量をある程度節約できます。

各サービスによって無料から有料のものまであり、スペックも様々なので機能及び特徴をしっかり把握して目的や用途によって使い分ける必要があります。機能が豊富でトラフィックが多いゆえに、価格が高い、使い辛いなど、スペックの高さが必ずしもプラスに作用するとは限りません。比較する際は、目的や用途に見合う最適なものを選ぶ、またスペックだけでなく料金や使いやすさなどトータルでみていく必要があります。

Googleドライブ

Googleドライブは2012年4月、Googleが提供を始めたオンラインストレージサービス。Googleの他のサービス(Googleプラス、Googleドキュメント、Googleスプレッドシートなど)と連携して使うことができるなど、共有機能に長けているのが特徴。Googleアカウントを使って始められるので、すでにGmailやGoogle＋を使っていれば新たにアカウントを作成する必要がない。

One Drive

Microsoftが提供しているオンラインストレージサービス。WindowsのOSには標準でインストールされているのですぐに利用することができる。
Word、Excel、PowerPointなどのMicrosoftOfficeのアプリケーションとの連携が可能なので、これによりOfficeがインストールされていない外出先のパソコンやスマホからでも、One Driveを使うことでブラウザベース(オンライン上)でそれぞれのアプリケーションへのアクセス、共有、共同作業ができるようになっている。

Dropbox

オンラインストレージサービスとして定番となっているDropbox。アメリカのDropbox Incが運営している。パソコンやスマホに専用フォルダを作り、そこにDropboxのソフトウェア(専用アプリ)をインストールしてデータを保存すれば、自動的にWEB上のデータも更新され、ローカル上のデータをオンラインと同期することができる。バックアップ機能も装備。誤ってデータを消してしまっても変更履歴から復元が可能。(30日間まで)

オンラインストレージのメリット

１．データの受け渡しや持ち運びに便利
データの受け渡しや持ち運びをする際、従来であれば　その都度、USBメモリやCD-Rにコピーして持ち歩いていましたが、オンラインストレージであればオンライン上にアップしておくことができるので、持ち運びの際の不安や金銭的なコストを抑えることができます。

またメールで送信する際、ちょっとした文章などの小さい容量のものであれば問題ないですが、数MBとなると送れない場合が多々ありましたが、オンラインストレージであれば大容量のデータにも対応できるものがほとんどで、有料プランであれば「容量無制限」のものまであります。データがオンライン上にあることで、複数人でデータを共有することもできます。メールで送る手間が省けるので非常に便利です。

２．場所やデバイスを問わずどこからでもアクセス可能
データはオンライン上で一元管理されているので、外出先でもネットに繋がってさえいれば、場所やデバイスを問わずアクセスできます。なので、使いたいデータをそれぞれのデバイスにその都度コピーしたり同期したりといった面倒な作業をする必要がなくなります。例えば　自宅で保存したファイルを外出先や仕事場のパソコンで編集したり、スマートフォンを使って電車の中で情報を確認したり、といったことが可能です。

３．バックアップ先 として活用
オンライン上でデータを保存しておけば、事故や故障でPCのローカルのデータが 消えてしまっても対応できます。また、デバイス自体が壊れて買い直したりとなった時でも、新たなデバイスにクライアントソフトをインストールしてアカウントを設定しローカルに ダウンロードすることでデータを復活させることができます。ただオンラインストレージサービスと一口に言っても、各サービスによって機能や特徴は様々です。
例えば、一定期間ログインしないユーザーはアカウントが削除されてしまうといったものもあれば、何かの事情によってサービス自体が終了してしまうということも可能性として、ないとは言い切れないので、サービス内容、利用規約にはしっかり目を通しておきましょう。

４．サーバ設置　運用の際にかかるコストを削減
社内でデータ管理をする場合、従来は自社に数十万～数百万円のサーバーを設置して管理・運用をする必要がありましたが、オンラインストレージを利用することで、 その部分のコストを大幅に削減することができます。無料で利用できるものから、有料でも月額数百円という低コストで利用可能なので、業務効率化、生産性向上のために欠かせないwebサービスの一つとして様々なビジネスシーンで活用できます。